O envio de um pedido de compra ao fornecedor serve para a formalização do pedido, clareza e transparência de informações, documentação e registros, rastreamento de pedido, padronização de processos, facilidade de comunicação, entre outros. 

Nesse artigo veremos como consultar os pedidos para enviá-los de forma mais otimizada ao fornecedor.

1. Acesse o menu Suprimentos / Compras / Pedidos de Compra / Envio de Pedidos de Compra. Informe os dados de acordo com período desejado,  filtre por obra/ fornecedor ou caso deixe os campos em branco e ao clicar no botão CONSULTAR o sistema irá trazer todos os pedidos para realização do envio em massa.

2. Em seguida serão apresentados os pedidos de acordo com filtro utilizado, basta marcar a caixinhas para o envio e clicar no botão ENVIAR.

3. Após o envio, serão encaminhados os e-mails com anexo do pedido de compra aos destinatários, otimizando tempo.

Significado de cada filtro apresentado na tela de consulta:

Situação de envio do pedido: Permite filtrar entre os pedidos que já foram enviados em algum 

momento e entre os pedidos que ainda não foram enviados.

Listar pedidos sem autorização (✅): Marque essa opção para que sejam apresentados pedidos ainda pendentes de autorização. Dependendo do parâmetro 469 - Emissão de pedidos de compra no sistema de Administração de Compras, não será possível enviar pedidos ainda não autorizados. (Segurança> Administração> Parâmetros)

Dica! É possível emitir pedidos desautorizados?

Fornecedor (✅): Marque essa opção para enviar o pedido para o email do fornecedor. Certifique-se que ele possui um e-mail cadastrado como E-mail principal, na área de “Outras formas de contato” da aba de “Contatos” do cadastro do credor (Apoio > Pessoas > Credores).

Representante (✅): Marque essa opção para enviar o pedido para o e-mail do representante definido para o pedido de compras. Certifique-se de que um representante foi selecionado no cadastro inicial do pedido de compras, no menu Suprimentos > Compras > Pedidos> Cadastros > Editar >Representante.

Obra (✅): Marque essa opção para enviar o pedido para o e-mail definido no cadastro da obra. Certifique-se de que o e-mail correto está definido no cadastro da obra (Apoio > Obras/Centros de Custo > Cadastros).

Responsável técnico da obra (✅): Marque essa opção para enviar o pedido para o e-mail do responsável técnico da obra. Certifique-se de que o e-mail correto está definido no cadastro do responsável técnico (Apoio > Obras/Centros de Custo > Responsáveis Técnicos) e que ele foi associado como responsável técnica da obra em seu cadastro (Apoio > Obras/Centros de Custo > Cadastros).

Forma de envio: A opção “Um único e-mail para todos os destinatários” envia um e-mail conjunto, onde os destinatários conseguirão ver que o pedido foi enviado para outras pessoas, enquanto a opção “Um e-mail por destinatário” envia e-mails individuais, onde os destinatários não conseguem ver que o pedido foi enviado para outras pessoas.

Dica! Seguem artigos relacionados:

• Por que eu não consigo autorizar um pedido que está desautorizado por causa do valor, se eu tenho um valor suficiente informado nas minhas permissões?
• Como faço para que o Pedido de Compra retorne ao fluxo de autorização?
• Como realizar o cadastro de um pedido de compra?
• Como emitir um relatório com o histórico de pedidos autorizados?

Esperamos que este artigo tenha ajudado!