No sistema de Certidões é possível gerenciar as certidões e os documentos da empresa que possuem prazos de validade evitando problemas com a não renovação destes. O controle da validade das certidões pode ser realizado com avisos via consulta em página, relatórios e em processos orientando sobre os passos para se retirar ou se revalidar uma determinada certidão. Nos processos serão apresentados os locais em que a certidão deve ser retirada, revalidada e os prazos para sua obtenção. O sistema gerencia certidões da empresa e dos empreendimentos.
Pré-requisito
Acesso na rotina: Administrativo / Certidões / Cadastros
Ações 2980, 2981 autorizadas em: Segurança / Autorizações / Usuários / Ações do Usuário
Para a perfeita operação do sistema de Certidões alguns cadastros se fazem necessários, são eles:
· Cadastro de Empresas
Este cadastro é essencial para o sistema de Certidões, pois todas as certidões são vinculadas a alguma empresa cadastrada no Sienge.
Para cada empresa cadastrada no Sienge é necessária que seja realizada a autorização dos usuários que irão trabalhar. O usuário autorizado só conseguirá visualizar e manipular dados da empresa selecionada (Empreendimentos, Certidões, etc.).
· Cadastro de Centros de Custo (Obras)
A obra no sistema de Certidões é tratada como empreendimento. As certidões podem ser vinculadas a qualquer empreendimento a cadastrado no Sienge.
· Configuração do Mural de Avisos
Os usuários podem ser notificados, através do Mural de Avisos, sobre a proximidade de vencimento das certidões. Para que acorra a notificação é necessário configurar o Mural de Avisos e preencher as devidas informações no sistema de Certidões, em Segurança/ Mural de avisos/ Tarefas e ativar a tarefa "Certidões para vencer". Deverá também vincular essa tarefa ao usuário que receberá as notificações em Segurança/ Mural de avisos/ Notificações/ Por usuário.
Passo a passo
1. Acessar a rotina: Administrativo / Certidões / Cadastros
Esta opção permite consultar, incluir, alterar e excluir certidões ou documentos da empresa e dos empreendimentos. Exemplos de certidões: carteira nacional de habilitação do funcionário 01, certidão negativa da obra Y, entre outros.
2. Para cadastrar uma certidão clique no botão Novo
Dados básicos:
Empresa: Empresa da certidão.
Empreendimento: Empreendimento associado à certidão.
Tipo de certidão: Selecione o tipo de certidão.
Certidão: Descrição da certidão.
Localização: Localização da certidão. (Exemplo: pasta X arquivo, diretório Y no computador, entre outros).
Observação: Observação da certidão.
Data de emissão: Data de emissão da certidão.
Data de vencimento: Data de vencimento da certidão.
Notificar vencimento: Marque esta opção para que os usuários sejam notificados, através do Mural de Avisos, sobre a proximidade do vencimento da certidão.
Permitir renovação: Desmarque esta opção para que a certidão não possa ser renovada (ao marcar essa opção a certidão não será exibida na função de Renovação de Certidões).
Clique no botão Salvar para confirmar o cadastro da certidão. Ao clicar no botão Salvar serão apresentados links para o cadastro de outras informações referentes à certidão.
Para excluir a certidão clique no botão Excluir.
Dica! Os usuários serão notificados, através do Mural de Avisos, sobre a proximidade de vencimento das certidões caso tenha sido marcada a opção Notificar vencimento e conforme o preenchimento do campo Número de dias para emissão no cadastro do tipo de certidão
Atenção! Após Salvar o cadastro da Certidão, vai ficar disponível uma Aba chamada Anexos, onde será possível inserir os arquivos.
3. Para consultar as certidões já cadastradas informe os parâmetros de consulta e clique no botão Consultar.
Os parâmetros de consulta são os seguintes:
Empresa: Empresa das certidões que deseja consultar.
Empreendimento: Empreendimento associado às certidões que deseja consultar.
Clique no botão Consultar para que sejam apresentadas as certidões conforme os parâmetros de consulta informados.
4. Resultado da Consulta
Código: Código da certidão apresentada.
Certidão: Descrição da certidão apresentada.
Tipo de certidão: Tipo da certidão apresentada.
Situação: Situação da certidão apresentada. (N = Normal/V = Vencida/P = Está para vencer/R = Em renovação).
Data de vencimento: Data de vencimento da certidão apresentada.
Clique no ícone do lápis (no canto esquerdo) para verificar mais informações da certidão ou realizar alterações em seu cadastro.
5. Como definir a quantidade de dias para a certidão alertar que está para vencer?
Em Administrativo/Certidões/Tipos de Certidões, em cada cadastro tem o "Número de dias para emissão".
Essa quantidade irá definir, com quantos dias antes do vencimento, a certidão ficará como "Está para vencer".
Ex: No Número de dias para emissão foi colocado 7 dias.
E em Administrativo/Certidões/Cadastros, foi cadastrada uma certidão com Data de vencimento 17/11/2023.
Se a data atual é 10/11/2023, o sistema entenderá que a situação está normal,
Se o vencimento fosse 16/11/2023, hoje 10/11 o sistema entenderia que está para vencer:
Esperamos que este artigo tenha ajudado!